如何在审计沟通中打开对方的话匣子
如何在审计沟通中打开对方的话匣子介绍如下:
一、创造轻松的谈话氛围
审计与被审计是一种对立关系,因此,被询问人员常常会带有一定的抵触情绪,或者因为种种原因不愿意向审计人员展现真实的信息。轻松的谈话环境可以减轻被询问人员的思想压力,冲淡被询问人员的抵触情绪,减轻被询问人员的防备意识。
我们在实际审计业务中,经常通过以下方面使得谈话环境更为轻松:
1、 从轻松的话题开始,慢慢引入正题。
一般可以从被询问人员的生活、家庭等无关事项闲聊开始,让他放松,再慢慢引导至真正的审计问题,但是,具体问题需要根据不同的人设计,并且需要在实际聊的过程中适时转变,以便能顺利导入实质性的询问。
比如,我一般进行审计询问,都会聊聊被询问人员的家乡、家庭,有小孩的聊聊他小孩是非常不错的选择,接着会从家庭聊到工作,进入工作话题以后就可以很轻松地进入我们要的话题了。
2、 尽量安排在没有压力的环境下询问。
环境压力也会导致被询问人员精神紧张或加强防备,所以,在谈话时需要选择在没有压力的环境,最好可以找一些让他彻底放松方法。
如果被讯问人员吸烟,可以选择分他一支烟,边吸烟边聊是非常不错的,本人虽然不吸烟,但是我一般会带着香烟。想想,一个人在繁忙中有一段时间可以吞云吐雾那是何等的惬意与轻松啊,很多人这个时候都会比较有倾诉的情绪。
3、 尽量与被询问人在感情上达到共鸣,哪怕是表面上的。
与被询问人在感情上达到共鸣不但能让他找到倾诉的感觉,还可能引导他分析更深层次的问题,达到意想不到的效果。
二、提问题需要注意的技巧
1 、问题应该具体、明确,避免被询问人随意应付
审计人员提出的问题应该系统并具体到细节,不要提笼统、空泛的问题。因为,任何管理的缺陷都是出自细节,如果不能具体到细节,被询问人作出的回答就会很笼统,很多问题将被掩盖,从而有碍审计人员对被审计事项作出合理有效地分析与判断。
比如针对备品备件的依旧换新,审计人员一般应该了解以旧换新的目录(即明确哪些备件是需要以旧换新?)、以旧换新的操作程序(具体到以旧换新的操作顺序、操作人、签字记录及控制人)、以旧换新的数据(会形成哪些报表?)、以旧换新退库的旧备件的处理(具体到谁处理?处理的程序、处理的报表)。
这些问题环环相扣地提出,并获取被询问人员提到的所有数据进行稽核、印证,从而对整个事项有一个比较全面和深入的了解。
2 、提问时尽量提出一些引导性的问题,而不是仅需要回答“是”或者“不是”的判断性问题
提问题的时候应该多运用“请谈谈…”、“能说说…吗?”“你觉得呢?”“你怎么看…?”等等问题,而不要老是采用“是不是…?”“…,对不对?”。因为,简单的判断性问题很容易导致谈话不流畅,造成气氛尴尬并加重被询问人员的紧张情绪,且不利于审计人员的层层追问,不利于获取全面的信息。
比如,我们在了解采购人员询价的时候,问“你们有询价吗?”,答“有”,那接下来就不是很好继续问下去。我们可以说,“能谈谈你们询价的程序吗?”这样,我们就可以在他描述询价程序中了解询价的全部过程,而且可以在每一个控制点加入我们需要了解的问题,比如在说到获取报价的时候我们可以适时地问“需要获取几家报价?”
“报价一定需要书面的吗?”“都需要报价单位盖章吗”等等,这样才能更加全面、深入地了解到询价过程的种种现状和问题。
3、 提问时可以适当加入我们已经了解的问题
提出已知答案的问题往往是根据实际需要加入的,因为已知答案的问题一般是用以试探被询问人员是否诚实,或者是了解被询问人员的专业知识、知识面、技术或管理能力,另外,在特殊项目的时候也可以用已知答案的问题震慑被询问人员。
在询问这些已知答案的问题时,审计人员要注意观察被询问人的细节,包括回答时的表情、眼神或者细微的肢体动作,并从这些细节分析问题,比如,他回答时眼睛不敢看着你、脸上有细微的尴尬或者紧张等都可以与他的回答做印证。
4、 问题应该通俗易懂,不要太专业或者生硬
审计人员提问要根据被询问人的具体情况,使用通俗的语言,避免太专业或者太生硬,因为太专业或生硬的.问题可能导致被询问的来理解误差或者让被询问很不舒服,都可能使得询问效果打折扣。