企业新建档案室,应如何来做? 对于一个企业来说，怎样建立一个档案室，要考虑的因素有哪些
XX河水库管理处档案室升级工作实施方案
XX河水库管理处档案室
升级工作实施方案
档案工作是机关自身建设的一项重要工作，对提高我处各单位工作质量和效率有着重要的作用。按照《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》的要求，结合工作实际，特制定我处档案室升级工作实施方案。
一、指导思想和目标任务
指导思想：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，立足基层水利工作特点，以服务为宗旨，以创新为目标，高标准、高起点加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理。
目标任务：按分步进行、逐步完善的原则，扎实开展档案室升级工作，为申报国家级水利工程管理单位做准备，使我处档案工作更加规范化管理。
二、组织机构
档案室升级工作领导小组：
组 长：XX
副组长：XX
成 员： XX XXXXXX
成员全面负责档案室升级工作，领导小组下设档案室升级办公室，办公室主任XXX、成员XXX具体负责统筹协调和日常工作。
三、工作措施及分工
按照《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》要求，以达到省二级标准为起点搞好档案室建设和管理。
（一）做好资料收集工作。各类档案的收集、归档工作由秘书科总负责，处属其他单位配合工作，即文书档案、声像（含照片）由秘书科负责；财务档案由财务科负责；水库工程管理、基建、水文资料等由工程科负责；电站运行资料由发电公司负责。
（二）加强硬件建设。安排专职档案室管理人员，同时配备完善所需设备设施包括需增加档案密集柜四组、配备计算机一台（带DVD刻录机功能）、专业扫描仪一台、档案管理软件、吸尘器、灭火器、温湿度计等。
（三）做好各类档案归档入库工作。在做好资料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案、水库工程管理、电站运行资料档案等五大类进行收集、归类、整理入库。
（四）建立和完善档案建设的各类制度及簿册。制定、完善档案规范化建设管理的各类制度并上墙，同时规范建立各类档案借阅、管理、登记等簿册。
（五）搞好档案软件录入工作。按照自治区档案局研制的档案管理软件（gd2000）要求，将历年文书档案目录逐一录入微机，以便于微机查阅。同时处理把历年声像资料（含照片）处理成电子文档并刻录成光盘保存。
（六）加强协作配合。档案达标升级是机关的一项重要工作，在档案资料、图片资料、音像资料等收集过程中，各有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保9月底完成档案室升级任务。
四、实施步骤及时间
（一）4月1日至30日，制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任；请上级有关专家指导工作，向兄弟单位学习先进经验，积极参加业务培训，不断提高我处档案业务管理水平；加强对库房规范化的管理,严格实行“八防”制度和库房责任人制度，做好防火、防盗、去湿等工作，为档案的保管和安全创造良好的环境；做好保密、安全工作。
（二）5月1日至20日，完善档案室升级工作硬件设置。建立和完善档案建设的各类制度及簿册。
（三）5月20日至9月20日，做好资料收集工作及各类档案归档入库工作、完成部分档案软件录入工作、电子文档处理工作。
（四）9月21至10月10日，请有关部门评等级。
附：档案室新增硬件设施采购计划表
二〇〇八年三月二十四日
附：
档案室新增硬件设施采购计划表
序号
项目（品名）
预算单价
数 量
总 价
备 注
1
电脑（P4 DVD RW）
8000
1台
8000
2
打印机（A3针式）
2500
1台
2500
3
专业扫描仪
2500
1台
2500
4
吸尘器
500
1台
500
5
灭火器
250
2个
500
6
温湿度计
1个
7
抽湿机
1台
根据省、市安排，为了加强和规范我县运管档案管理工作，提高档案规范化管理水平，进一步促进基础管理工作，现就建立综合档案室的有关事宜决定如下：
领导机构
为了加强档案管理工作，促进基础管理，县所成立档案管理工作领导组：
组 长：郭应帅
副组长：项国梁 黄华 王建忠 陶玮
领导组下设办公室，办公室主任由穆桂芳担任，成员有：刘建华 王鑫 宋秉智 李海青 余保明 王瑞珍 王迎春 宋仝文 刘翠英 乔煜，其具体职责分工如下：
刘建华负责县所综合档案室档案管理，和王鑫共同整理货运档案；
宋秉智负责客运企业及车辆档案材料的整理；（含站场、候车亭、招呼牌有关材料）
王鑫负责货运企业及车辆档案材料的整理；
李海青负责维修企业、汽车维修救援档案材料的整理； 余保明负责运政热线、运政执法档案材料的整理；
穆桂芳负责运政管理人员、文书、行业文明等办公室 所有材料的整理；
王瑞珍负责统计资料的整理；
王迎春负责票证档案材料的整理；
宋仝文负责图片、声像资料、信息方面的材料整理；
刘翠英负责会计档案材料的整理；
乔煜负责征费档案材料的整理。
综合档案标准及要求
1、标准：按照晋交[2006]291号文件精神，我县今年至少达到“A”级；
2、要联系地方档案部门，在他们的指导下，按照档案等级的标准和要求，开展档案管理工作。
整体安排和部署
学习安排阶段（7月10日——7月20日）：县所按照晋交运综字[2007]165号文件《山西省运管系统档案管理办法》文件要求，组织有关人员学习贯彻，成立了领导机构，明确综合档案室和各类档案整理负责人，建立档案管理制度，做好工作。
档案整理阶段（7月21日——8月10日）：县所将按照档案要求，对各种档案进行整理，进一步补充完善，达到规范要求。
建档阶段（8月11日——9月30日）：综合档案室按照档案类别建立完整的运管档案。
验收阶段（10月1日——10月20日）：县所在完成综合档案建档工作后，将邀请档案部门进行验收定级，A级档案室由县所联系档案部门验收；AA级档案室，由市档案局验收定级；AAA级由省档案局验收。
档案工作信息反馈
按照市处要求，县所将实施方案、各阶段工作情况及时向市处汇报，有问题要请教，以便相互联系、了解做好工作。
建立档案工作网络，一是要明确分管档案工作的领导，列入领导班子议事日程，分管领导职责中有档案工作内容；二是确定档案工作机构负责人，一般由办公室主任和秘书科长担任；三是配备专兼职档案人员，综合档案室应配备与工作相适应的专职人员，各科室、各部门也应配备兼职档案人员，负责文件材料的形成积累、立卷归档工作。这样就形成了在单位负责人领导下的，以综合档案室为中心、各科室各部门及专兼职档案人员密切配合的档案管理网络。
档案工作网络活动方式有：一是召开会议，贯彻档案工作方针政策和法规；二是组织业务培训和学习交流，提高业务能力；三是布置和检查指导工作完成情况；四是专兼职档案人员向档案机构负责人，档案机构负责人向分管领导汇报工作，各科室（部门）向综合档案室移交档案资料。
比如管理制度、图纸、标准、人事档案等。也可根据需要在大类下设置小类，比如图纸大类下设置电器图纸、机械图纸、建筑图纸等。
企业迟早要进行ISO9000的体系认证，其中就有文件管理的内容，因此，在认证之前，在对各类档案文件资料编号时，都最好按照体系相关要求进行，以免认证时重新编号的麻烦。
二、建立检索系统
文件预期较多的话，最好是制作与档案文件资料对应的检索卡，以便查阅。至少也要建立检索目录，这样可以提高查阅的效率。
三、设置存放地点及相关硬件设施
选择独立的房间作为资料室，在设置必要的卷柜及书架等，其上固定同文件大类对应的标牌。
四、电脑化
这包括两个方面，一是检索系统的电脑化，一是档案文件资料的电脑化。
这样做的目的也有两个，一是提高文件的查阅效率，提高资料的利用率，二是为将来企业的OA建设打下基础。
五、防火防潮设施
这个不用多说，相信谁都明白意义在哪。
六、制度建设
制度主要包括几类：
1、档案文件资料的归档制度。
比如合同每年装订归档，技术文件如图纸等在项目结束就要归档，而且资料室签字确认归档后，管理部门才可视为项目结束。
2、资料借阅制度
这不仅是指借阅的手续，更重要的是资料的保密级别，比如生产线的员工就不应该有查阅销售合同的权限。
3、文件销毁的相关规定，比如一些管理文件在失效后，就要及时销毁，否则占用地方。而且要规定，文件的销毁决定权归口单位，还要规定销毁方式，不能随手就扔到垃圾箱里，因为那可能会造成泄密。
七、专职人员
档案文件资料的管理，是公司信息管理的重要部分，贵公司既然能在建立之初就想到这个问题，我相信，贵司的相关领导是很有远见的。既然如此，对于这项工作的重视就要考虑到专人的问题。
要求具备的条件至少有以下几个：
1、具有一定的档案管理经验。
2、熟悉电脑操作。至少比较熟悉WORD、EXCEL，最好对局域网也有一定了解。
3、具有严守企业机密的职业道德。当然，上岗之前签订保密合同是必须的。
公司档案室建设要求
档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。
（一）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。
（二）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。
三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。
四、档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。
五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱（架）。
档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。
主通道净宽不小于1m。
两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。
装具背面与墙的间隔不小于0.1m，装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。
六、档案室的防护设施
档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。
（一）防火
档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。
1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。
2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求。
3、独立的档案室建筑要有避雷设施。
4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。
5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。
6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。
（二）防潮（水）、防高温
档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。
1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。
2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。
3、档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。
4、有条件的档案库房应安装空调。
（三）防盗
档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。
（四）防虫、防鼠
1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。
2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。
（五）防有害气体
档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。
（六）防光
1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。
2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。
（七）防紫外线
档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。
（八）防磁辐射
对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。
七、档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。
八、使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。
