结合组织行为学，如何提高领导效率?~
作为一个领导如何提高工作效率我们在工作过程中经常会感到自己的工作任务重、压力大，很想集中精力把事情做好，可是总觉得自己的时间并不是自己所能支配。因为下面员工找你汇报工作，上面领导找你了解工作，其它部门的领导要找你协调工作，还有很多很多的会要开、、、、、、、、。而且日常的事务性工作很多，整天都忙于这些事务性工作，一天下来总有很多忙不完的事。没有时间做去规划整个部门的工作，没有时间去考虑如何提高员工的工作效率，没有时间去考虑如何建立高效运作的团队和如何激励员工，没有时间去做作为一个领导真正职责，无法发挥一个真正领导职能的作用。其实任何领导在工作中都会遇到以上这些问题，我们可以这些问题作以下归纳并作分析。
第一个会遇到的问题是自己的时间时常不能由自己支配
是的，作为领导你有时会觉得时间很难支配，因为你是领导，你涉及的部门、人和事自然就多了。例如你是一个客服经理，维修工程师找你谈他在客户维修过程中遇到的问题，备件管理员找你谈维修备件不足，维修代理找你谈劳务费的问题，上面事业部领导找你了解工作，业务部向你寻求协调，还有电话不断，上面通知很多，还要收很多的E-Mail、、、、、。所以，你总觉得自己的时间往往不由自己支配。
第二个会遇到的问题是自己经常会被迫忙于事务性的工作
我们有时会觉得日常事务性的工作很多、很杂，可能我们在工作中，会遇到什么问题就解决什么问题，然而这正是我们作为领导忙于日常事务性工作的真正原因所在。作为领导你每天要所面很多繁多而复杂的问题，作为领导如果碰到什么问题就着手解决什么问题的话，那你很快就会穷于应付。
第三个会遇到的问题是例外的事情经常发生，而且必须要自己亲自处理
我们有时会觉得除了日常规定的事情要处理外，经常会有很多例外的事情发生，由于例外的事情大多未授权，下面的人员不能独立处理，必须自己亲自处理。
针对以上问题，我们该如何解决呢？我们可以从4个方面去解决
一、高效地利用时间
时间是十分有限的，而且无法替代和返回的，做任何何事都少不了时间这个资源，没有时间就完不成。如果我们想做好事情或想做更好的事情，就要珍惜时间，合理地按排和利用这有限的时间资源，不为一些小事或无关紧要的事来浪费自己的时间，而是把有限的时间用在最主要的工作上面。所以高效地利用时间是一个优秀领导者最重的特点之一。怎样才能高效地得用时间呢？就是要记录时间，分析时间，防止时间浪费，重新安排自己的时间。
1、 记录时间
如果你是一个领导，你想知道自己的时间是怎样消耗掉的，可以采用时间记录的办法。如画一张工作时间表，进行记录，时间间隔可以是5分钟、10分钟、15分钟、、、、、，记录自己干了什么事情，经过几天或几周的统计就可以相当准确地反映出自己的时间究竟是怎样消耗掉的。
2、 时间分析
首先，在时间记录表中找出那些根本不必要做的事项，找出那些纯粹是浪费时间的事项，也就是那些可以不做，而又毫无影响的日常的事务。
其次，在时间记录表中找出那些可以让下属去办而且下属完全可以做好或效果相同的工作，你可以受权下属去处理；同时找出那些可以让其他相关部门去办而且在相关部门的职权范围更好控制和处理效果更佳的工作，你可以根其他相关部门协商，转其他相关部门去处理。
最后，在时间表中找出那些浪费别人时间的事项，如开会，如果能不开会就尽量不开会。
3、 消除其他时间浪费的因素
时间浪费的因素除了以上方面，还可能是由于管理不善或组织不良造成的，为此领导者应做以下几个方面的工作。
首先，找出由于缺乏合理的计划、制度所产生的时间浪费。如果是部门中一直出现的问题，作为领导就应坚持杜绝此类问题继续出现。比如，某个片区一直出现因备件短缺产生服务拖延的问题，而大区经理一直忙于处理这些客诉，这是备件申请或备件计划缺乏合理所致。
其次，人员过多也容易造成领导者的时间浪费。按理，人员多了，领导者可以把工作多分下去一些，有更多的时间考虑组织大方向的问题，结果往往相反。这个处理和算术不一样，在一个组织当中，一个人干需要两天，两个人干可能需要四天甚至更多。人员太多不但工作效率可能降低，而且矛盾丛生，派生出许多工作，从而加大领导者协调的工作量。
最后，组织不健全也是造成时间浪费的因素之一，它的特征就是会议太多，这里指的会议是必须开的。会议多是组织缺陷的补助措施。理想的组织应该没有会议。在理想的组织中，任何成员都了解他所必须了解的事，也都能及时地获取他所需要的各种资源。然而领导者如果在会议上花的时间太多，就说明组织不健全，其表现为授权不合理或协作关系不明确，相互沟通渠道发生障碍等。这时就要健全组织。
4、 科学地安排自己的时间
领导者在分析了自己的时间利用情况并消除了时间浪费的因素后，就知道了自己究竟有多少时间可以自由利用了，他可以把这些时间用于真正重要的问题上。
二、分清各项工作的轻重缓急
如果领导者不能自地改变自己生活和工作的现实，就将被迫忙于日常事务。因此，应用一套判断的标准，用来决定哪些事应该优先考虑，哪些事应该稍后处理，哪些问题可以让下面的人员去处理。
1、 要尽量摆脱过去，而着眼于将来
有效的领导者的行为准则之一就是尽量摆脱过去，不把精力多花在过去的事情上。因为昨天已经过去，昨天并不会再给组织带来产出，必须把资源投到未来的工作中去。
当然，作为一位领导者，往往不可能完全摆脱过去，因为现在总是过去所做的决策和所采取行动的结果，过去的决策或行为无论完美，也会给现在带来一些困难。每一位领导者都必须花费一部分时间和精力，去弥补过去行动和决策所造成的结果。事实上，作为一个领导在这方面所耗费的时间，往往比其他任何工作都多，但是我们至少可以尽量压缩过去遗留下来的，并不能再有新产出的工作。我们是要弥补过去，但不应把主要精力放在这方面，而是应该吸取教训，把精力和时间集中在未来的工作上。
2、 领导者应按例外原则办事，充分授权
例外原则就是领导者只负责处理条例、规章、制度所没有规定的例外事情，凡是有规定的事，就应按章办事。大家都按章办事，根据自己的职权处理各种例行事情，领导者自然可以集中精力处理一些例外的、重要的事情。事必躬亲是领导者忙于日常事务的一大弊病。这涉及到健全各种规章制度并且适当授权的问题。规章制度健全，每个人的职责才能清楚，适当把权力下放，才能使自己从繁杂的日常事务中解脱出来。
3、 不应以压力作为工作次序的标准
以压力决定优先次序，领导者必定不愿意进行开拓，不愿考虑长远。因为开拓性工作大多不是为了解决过去遗留下来的困难，而是为了更好的未来，压力本身却往往来源于眼前的困难。以压力决定事情先后将导致重视紧急事项，而不重视开拓性工作。
三、应不断规范工作
对于一些经常出现的问题，我们应该分析问题产生的原因，找出彻底解决问题的办法，并不断给予规范，这样领导者不会被迫于经常性解决这些问题，这是提高领导者工作效率的一项重要手段。
四、提高会议效率
领导者总是免不了主持各式各样的会议，可以说会议是领导者进行日常管理的一种工具。然而，会议不但会占去领导者的时间，也会占去他人的时间。因此，有效的领导者首先应该考虑应不应该开会，如果必须开，应该提高会议的效率。
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一、怎样指导下属？ 领导形式分为专制型、民主型和放任型三种。作为主管不能一成不变的坚持自己的领导方法，而是要按不同的需要用不同的方法方式来领导下属。解答： 假如你面对一件严重的工作意外事件，而你采用民主方式，召集所有下属开会共同商讨解决方法，那后果会是怎么样呢？又或者对一些缺乏工作知识经验的下属，是否必须听取意见，采用民主集中方法开会讨论呢？ 从上述例子上分析，民主型是不及专制型来得实际。不顾下属的意见，一切以命令进行，反而会取得下属对主管的信赖；因为下属对主管均抱存着依赖的心理，特别是对于一些经验不足的下属，或是处于意见纷纭而事件又急于解决的情况下，尤其需要专制的领导。 对于一些自立心理强烈的员工，主管宜采取放任性的领导方式。通常这类下属的能力较强，对于工作充满信心，认为自己担任此项工作较其他同事更有把握和自信；另外对于他本身有一番研究和创造心得，欲将他们应用到工作上。 当下属的依赖心理与自立心理混杂时，主管宜采用民主型的领导方式。当下属对本身的工作具备一定的自信，但却认为自己所采用的工作方法和结果，不能完全与主管的要求相吻合时，他的内心会出现不安，这时希望上级能给予安抚。又或是当他们正在开展工作，在做出决策时往往心感疑惑在悬疑不定之际，也希望主管从旁指点迷津，这时民主型的领导可在派用场。二、怎样发挥下属的工作能力？ 真正位高权重的人不会为琐碎的工作忙得团团转，他的主要职责是选贤、用贤，去做适合他们的工作。主管应与下属分工合作，不能将所有工作独揽在身，培养出有才干的下属，替自己完成工作任务，主管才值得骄傲，值得大家学习。解答：要让下属发挥其潜在的工作能力，主管们应切忌犯下列毛病：1、经常打岔他们：当下属刚兴致勃勃有系统思路地做工作时，作为主管的我们却要下属找一份并不重要的文件。 2、开会时间比实际工作时间还长：召开例会时，已将工作分派给每个下属，但其后却三番四次地召开所谓的紧急会议，使他们实际可以工作的时间在为缩减。3、有弹没赞：无论下属多么的努力，主管永远摆出一副怀疑的样子，打击他们的信心。4、猜忌多：对稍有进取的下属，主管便怀疑他们的居心，深怕他会因为工作上的突出表现而取代自己的位置。 5、缺乏时间观念：时间对每个工作的人员来说都是很宝贵的，当下属汇报的工作、报告或是特别急需处理的工作，而作为上司却无限期的未给予回复，如此失去了领导的风格，千万不要在下属面前说自己如何的忙如何的没时间。6、太善忘：明明下属已经上交了报告或汇报了工作进展结果，或已就某项工作得到主管的批准，但历时不久主管竟说：“没印象”。7、朝令夕改：未到最后一刻，下属也不敢进行下一步骤的工作，以免一声令下，前功尽弃。8、唯我独尊：认为自己是公司的“灵魂”下属只是照指示办事的傀儡。上司应该视自己是下属的“导师”和“服务员” 要鼓励下属发挥工作能力，主管应拼弃明星式的表现和独裁的作风，改采取咨询式听取员工的意见。在托付工作的同时，应把权力一并交托，令下属有增加工作自信。三、应否要求下属达到最高或与自己一样有水平？ 很多管理员均是“完美”主义的追求者，他们不但对自己要求高，要事事做到一百分，同时，也要求下属达到顶尖的水平。期望过高的结果，是上司与下属同时感到失望。解答： 一般来说，管理者都倾向期待最高的成果，即使明知环境条件和下属的工作能力十分有限，仍然把目标定得比自己实际操作的程度还要高，希望即使不能达到最好，退而求次的水平也不会太差。作为管理者的我们应明白，事事不应求最高，而只求最好最适用即可。 当然，如果一切条件理想，工作进行顺利，相信下属会得到不俗的成绩的。但现实的环境不可能一切条全部齐备。相反的，我们很可能遇到很多意想不到的恶劣条件。上司在订立目标时，如果忽略了将可能发生的不利因素计算在内。结果，目标与实际成绩相距太远，令到众人均感沮丧。所以，主管切记不要把条件想得过于乐观，最好用辩证法的观点先预测最恶劣的事态。 其次，要预测最恶劣条件下可能会获得哪成果，再下达命令。当你在评估环境地、条件及实际从事该项工作的部属能力、意欲时，必须将水准压到最低点。以最低点标准评估部属能力及意欲时，就算达不到最后的理想成果也会认为是理所当然，而成果要是超越了预期，必然会觉得他们干得很出色。 要令工作气氛轻松和谐，要充下属在适度的压力下工作而不感到挫败沮丧，主管人员要正视环境条件及员工的工作能力，量定合理的工作目标。四、应否向下属施加压力？ 凡事都是有两面性的，工作压力过大的负面影响是令人精神紧张，甚至有反抗、愤怒的心态；但是适当的工作压力能令员工更进取，更全面的投入工作中的挑战，对个人和团体，者有肋成长。如何软硬兼施把握压力巧妙地施诸在工作上，是管理人员的一大考验。据心理学家研究表明，主管具有智慧和经验，未必能保证员工有卓越表现。主管避孕药须适当的运用压力来提高员工的工作表现。如果压力过小员工工作可能会散漫，或者事事依据自己心意而行，导甚至失去原来的目标。反之，压力过大，员工会感到烦扰，困恼甚至愤怒而拒绝合作。解答： 主管人中多要因应环境需要，对员工运用不同程度的压力。在一些较需要创意的工作岗位上，主管要放松一点；以如果下属本身的职务繁杂已经需要他主动的去完成，工作压力已经很大了，每天都忙不过来，主管若再有进一步要求的话，只会令下属生厌、反感、甚至采取对抗的按章工作。相反，在较规律、机械化的工作岗位上，主管就该管得严一些了，要求高一些，如果员工在某工作岗位上已能应付自如，他的经验足以应付更多的责任，主管继续由他负责一成不变的工作，会使员工对工作感到乏味，而减少了工作积极性。所以在上述情况下，主管应增加压力，令员工感到工作具有挑战性，继而在工作上得到满足感。五、应否帮忙下属处理工作？ 很多下属为了对下属表现出“亲民”的态度，会不自觉地把自己变成“黄大仙”，下属每遇到困难时，便要求上司帮助，“有求必应”的结果，会使上司失去原有领导的角色，而变成了众人的杂工或是消防员。解答： 当然，主管在情况紧急时帮助下属可增加工作士气，令人觉得上司体贴下属，甚至在同事之间赢得美誉。但是，它所带来的不良后果是会使主管难以执行督导工作，同时会惹起同极主管的不满。假使下属负责的工作很急迫又很忙，作为上司的你又有空的话，应该可以助他一臂之力。但是，在决定亲自帮助下属时，须考虑是否能调派其他部属协助，假使真的需要你亲力而为的话。你在工作完毕后，便应好好和这下属作一次督导谈话，检讨这项工作是否因计划不周或认识不足，而令工作紧迫适当的做个总结，藉此作为日后改善的根据。 其次，主管对下属帮助实是阻碍了他们的成长。可能你会得到某些尊赞；但同时，其它同级下属会感到不满，认为你待人不平。在适当工作确需主管人员帮助时，我们应给予引导而不是帮助直接处理。 六、应否对男女下属一视同仁？ 踏入新世纪，妇女的社会地位已被确立，不但发性在社会上工作的机增加，而且其中不乏有许多挤身管理阶导的表表者，但是，不少管理人员在处理男职员与女职员的态度上，是有所分别的。解答： 在传统的概念上男性与女性有不同的特质。例如男性较坚强，情绪较稳定，因此比较容易接受各类苦差事；而女性较细心，但情绪化和被动只能做一些小杂事，事实上到了今天这些传统概念仍有许是应用得着的。不过，如果我们的下属是年轻而又开放的一群，我们就要因人因事而异了，新一代的年轻人在性格上没有太大的性别区分了。我们不难发觉，很多上司对男下属和女下属的态度有所不同。对于男下属的错误会严厉批评；相对女下属只是薄责一番便算了。很多上司担心女下属受不了压力，所以采取较温和的态度。 其实不为然，而今很多女性是热衷于追求成就，如果上司常常把她当作一个容易破碎的花瓶的话，她们会不甘心或者会认为上司不重视她们。所以，作为男上司的主管们应清楚的了解自己下属的品性及趋向，对于一些引起性格较豁达开朗的进取型女性，应该摆脱传统的性别观念，对于一些具有传统特质的女性，则用较传统的方法。七、怎样提高士气？ 一间机构时的工作环境和气氛会影响整体员工的工作绩效。无论员工的能力有多高，基他缺乏发挥的机会，自会感到郁郁不得志和沮丧，因而影响工作表现削弱士气。因此，主管们应创造一个理想环境，来激励员工发挥更大的工作效率。解答： 影响员工士气低落的原因在体而言主要有：一是涉及员工的缺点（如：本身的性格、工作态度及健康状况）；二是组织气氛与管理因素（如：组织结构混乱、工作安排欠妥善、缺乏管理阶层的支持、有责无权、工作压力过大、没有挑战性、发燕尾服机会、领导素质等）；三是外在因素（如：家庭及财政问题的困扰、市场不景气、不获赏识等）。要解决这些问题便要对症下药，在下属方面可提供在职训练，加强他们的自信；在组织和管理方面需订立明确的组织目标，改善工作环境和条件。 奖赏下属是提高工作士气其中的一个方法。此外，主管应注意下属的工作，使原来沉闷的工作变得更挑战性和更有意义。例如；将员工的工作重新分配、设计，使之更丰富更有色彩，令员工从工作中得到满足感。主管在分配工作的时候，应尽量避免将工作细化为缺乏意义、重复而简单的工作，应使下属透过工作任务的完整性，来体验到努力工作的成果，由此一份参与感也就应而运生了。 此外，下属能拥有工作的独立和自主能力是相当重要的，主管应赋予他决定工作程度的权力，藉此增加责任感。当下属完成工作时，主管不妨就其表现和效率做出适当的因应，这种回馈可增加下属对工作成效的了解和兴奋。八、下属延误工作时怎么办？当下属未能如期成工作时大部分主管都会面露不悦之色，即使下属提出合理解释，可是主管早已把下属给判了“死刑”。其实，责骂和埋怨是消极的做法，结果只会令下属对主管产生不满。 解答： 作为主管，遇到这种问题时首先要抚心自问，问题是否是出在自己的身上。我们布置任务时是否说得清楚，下属是否完全了解我们的要求呢？事情是否超过下属的能力范围呢？双方就日期上是否完全一致呢？是否错误引导下属该项工作不重要呢？如果我们没有上述的毛病便要追踪下属的工作进度，但必须要有技巧性。 首先，有意无意的与下属倾谈有关的工作进度，这样做不但使你对完成日期有预算，还可以防止下属无意间偏离指标，在适当时候做出赞赏态度，增加下属的自信。主管人员将工作交托下属后，便应放手让下属处理，千万别诸多建议，要下属事事向你请示。因为这样不但妨碍了工作进度，而对下属来说做完后无成功感可言。主管应适时向下属增加适当的压力，表示你重视下属正在努力的工作，但切不要暴跳如雷，破口大骂指责效率低。如果这样不但损害了下属的自尊，对下属构成沉重的心理负担，而且会令你的领导形象及修养蒙污点。 经上司引导、开导后，对一些拖泥带水的下属仍是没有起色的，主管人员可采取较强硬的措施。例如：公司在开例会在就可以敦促，对限期交办的工作可以做出追究。九、怎样透过工作训练下属？ 执行职体制改革必须的能力，有99%是透过实践的工作建立起来的。因此，能透过工作的过程，尽量学习以及把手头的工作做好，工作能力将会显著增长。解答： 上司透过工作，有计划地对下属实施对有关工作的必备知识、技术、解决问题的能力，以及态度等方面的教育训练。简而言之，作为主管人员就应对其下属多进行实务性的工作训练，让下属在实务的工作过程中累积经验和知识。 上司要透过工作训练下属，首先要提供基本的工作概念和知识，特别对于一些新任的下属，更要将公司的目标明确化，并为下属设定个人目标，策划个人培育计划，令下属掌握“达成能力”与“现成能力”的差距，然后逐步提升个人能力。 为下属订定了工作的大原则和提供基本知识后，上司要切合下属的现有的工作能力，安排工作，令下属在实践工作中得到处理问题的经验。在下属进行实务学习的过程中，上司应给予适当的指导，但同时必须留意下属的自主性和个人意欲。 评核工作也是训练下属的其中一个环节。当下属工作一段时期后，工作能力有所进步，但主管人员必须就下属的学习进度以及工作能力与下属作回顾与检讨，提供下属应改进的地方，同时还可以就下属表现较理想的方面给予赞赏，加强下属和信心。此外，制造良好的工作气氛促使下属自动思考问题，也是主管人员的主要职责。管理者要达到这个目标，最好采取启发或询问方式，代替以往的指标、命令等推动方式。此种做法能够促进部属的自发性。十、提高工作效率的窍门 我们常说天时、地利、人和是达成工作目标的要素，当也是提高工作效率的条件。天时可泛指宏观的作业环境；地利即机构内的工作环境；而人和则是机构员工的工作态度、工作技巧，以及机构内上司与下属的关系了。解答： 影响工作效率的原因有来自员工自身的，也有来自主管的处理不善。所以作为主管要提高工作效率的话，则要提供有利的工作环境和条件，积极鼓励下属投入工作，并且在过程中给予适当的督导，使工作效益扩至最大。 主管人员必须了解和关心下属。记住我们除了是下属的上司外，同时也是他们的朋友，这样才能得到下属的信服。例如；一个平日表现好的下属突然工作情绪低落，我们便要设法去找出原因，协助他恢复精神，得新积极投入工作。其次在可行的范围下尽可能为下属争取报酬和福利。假使公司内的职员服务条件远逊于市场一般水平的话，是无论主管如何善待下属，也难提高工作效率的。此外，主管在委派工作时应给予下属适当的权力去执行事务，令下属对工作投入，对上司信服，又满足于工作条件，下属的积极性自然会提高很多。 其次是涉及到技巧问题。假使主管为下属提供了良好的工作心理因素，但如果在执行方法上有所不当，也会影响工作效率。假使主管不会理会行政架构，常常越权或越级指挥下属；在指示工作中含糊不清时导致下属犯了错误时，又不愿去聆听、了解下属的问题，这些都会打击下属的工作热诚，自然效率减低了。再者，假使下属对工作的熟识程度较低，做事不得其未能，主管也应给予指导，引导解决难题，以免延工作时间。
《如何提高工作效率及质量标准》
答：主要提高自己的质量意识、技术素质和质量管理技能,熟悉专业技术操作规程、施工及验收规范和质量检验评定标准,这样才能使自我们的业务素质才能不断得到提高。 二、学会制定工作计划 工作繁杂就容易带来混乱,影响效率,所以,作为一名年轻的管理人员,一定要学会做工作计划,以保证工作的效率和质量。制定工作计划,也就足考虑自己...
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答：“下级应付上级检查、上级检查走马观花”的社会现象在人们的心中由来已久，有人甚至对考核、检查的字眼持怀疑和不理的态度。所以，在执行的过程中，员工到底是在认真执行，还是在走马观花，还是在敷衍了事，什么样的动机都有可能存在。因此，在做到端正员工工作态度、设定科学的工作量、健全完善管理制度和...
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答：如果这一点处理的好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其它部门之间频繁接触。既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不为呢？3、在规定的时间内完成约定的工作。管理人员在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的...
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